Das Arbeitszeugnis ist mehr als nur ein formaler Nachweis einer Beschäftigung. Es ist oft entscheidend für den beruflichen Erfolg eines Mitarbeiters. Doch welche rechtlichen Grundlagen gelten für die Erstellung und den Inhalt eines Arbeitszeugnisses? Und wie können Personaler sicherstellen, dass sie alle relevanten Aspekte berücksichtigen? In diesem Beitrag erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen und wertvolle Tipps für die Praxis.
Die rechtliche Grundlage des Arbeitszeugnisses
Das Arbeitszeugnis ist in erster Linie durch § 109 der Gewerbeordnung (GewO) geregelt. Dieser besagt, dass ein Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein Zeugnis hat, das sich auf sein Verlangen hin auch auf Leistung und Verhalten bezieht. Dabei muss das Zeugnis:
- Wahrheitsgemäß sein: Falsche Angaben können zu rechtlichen Konsequenzen führen.
- Klar und verständlich formuliert sein: Fachbegriffe sollten vermieden werden.
- Wohlwollend sein: Negative Aspekte müssen möglichst diplomatisch formuliert werden.
- Keine verdeckten Aussagen enthalten: Das Zeugnis darf keine Hinweise auf bestimmte Tatsachen geben, die nicht ausdrücklich erwähnt werden.
Häufige Fehler bei der Zeugniserstellung und ihre rechtlichen Folgen
- Falsche Angaben: Falsche Angaben im Zeugnis können zu Schadensersatzansprüchen führen.
- Verdeckte Aussagen: Verdeckte negative Aussagen können als Abmahnung gewertet werden.
- Diskriminierende Formulierungen: Diskriminierende Aussagen verstoßen gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Tipps für Personaler: So formulieren Sie ein rechtssicheres Arbeitszeugnis
Zeugnissprache nutzen:
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- Positiv: "Herr/Frau [Name] hat seine/ihre Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt."
- Neutral: "Herr/Frau [Name] hat seine/ihre Aufgaben gewissenhaft und zuverlässig ausgeführt."
- Vermeiden: "Herr/Frau [Name] hat seine/ihre Aufgaben zufriedenstellend erledigt." (Klingt nach dem Mindestmaß)
Konkrete Beispiele vermeiden:
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- Statt: "Herr Müller war häufig unpünktlich."
- Besser: "Herr Müller konnte seine Arbeitszeiten gelegentlich nicht einhalten."
Ausgleich schaffen:
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- Bei Kritik: "Obwohl Herr Müller gelegentlich Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Fristen hatte, zeichnete er sich durch seine hohe Fachkompetenz aus."
Juristischen Rat einholen:
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- Insbesondere bei Kündigungen oder bei Mitarbeitern mit besonderen Aufgabenbereichen.
Musterformulierungen für verschiedene Leistungsebenen
Leistungsebene |
Beispielformulierungen |
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Sehr gut |
"Herr/Frau [Name] übertraf stets unsere Erwartungen." |
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"Seine/Ihre Leistungen waren herausragend und trugen maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei." |
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Gut |
"Herr/Frau [Name] war ein zuverlässiger und engagierter Mitarbeiter." |
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"Seine/Ihre Arbeit war stets von hoher Qualität." |
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Befriedigend |
"Herr/Frau [Name] hat seine/ihre Aufgaben im Rahmen seiner/ihrer Möglichkeiten erfüllt." |
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Mangelhaft |
"Herr/Frau [Name] war bemüht, seine/ihre Aufgaben zu erfüllen." |
und Verhaltensweisen
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Verhaltensweisen |
Beispielformulierungen |
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Teamfähigkeit |
"Herr/Frau [Name] arbeitete stets konstruktiv und kooperativ im Team." |
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Eigeninitiative |
"Seine/Ihre hohe Eigeninitiative trug zur Optimierung der Arbeitsabläufe bei." |
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Kundenorientierung |
"Herr/Frau [Name] war stets bemüht, die Kundenwünsche zu erfüllen." |
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Flexibilität |
"Er/Sie zeigte sich stets flexibel und anpassungsfähig an neue Anforderungen." |
Umfang und Layout des Arbeitszeugnisses
Neben der inhaltlichen Gestaltung ist auch der äußere Rahmen eines Arbeitszeugnisses von Bedeutung.
Umfang:
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- Mindestumfang: Auch bei einer kurzen Beschäftigungsdauer sollte ein Zeugnis mindestens eine DIN A4-Seite füllen. Ein zu kurzes Zeugnis kann als unvollständig und damit negativ interpretiert werden.
- Maximale Länge: Es gibt keine gesetzliche Obergrenze. Ein zu langes Zeugnis wirkt jedoch unübersichtlich und kann den Leser überfordern.
Layout:
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- Schriftart: Verwenden Sie eine klare und gut lesbare Schriftart wie Times New Roman oder Arial.
- Schriftgröße: Wählen Sie eine Schriftgröße von mindestens 11 Punkt.
- Absätze: Gliedern Sie den Text in kurze Absätze, um die Lesbarkeit zu erhöhen.
- Ausrichtung: Blocksatz ist üblich, aber auch linksbündiger Flattersatz ist akzeptabel.
- Überschriften: Verwenden Sie klare Überschriften, um die einzelnen Abschnitte zu kennzeichnen.
- Formular: Es gibt keine vorgeschriebenen Formulare, jedoch sollten alle wichtigen Informationen enthalten sein (siehe unten).
Formular eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis umfasst in der Regel folgende Punkte:
- Überschrift: "Arbeitszeugnis"
- Ausstellende Stelle: Firmenname, Anschrift, Telefonnummer
- Ausstellungsdatum
- Persönliche Daten des Mitarbeiters: Vollständiger Name, Geburtsdatum
- Zeitraum der Beschäftigung: Beginn und Ende
- Tätigkeitsbeschreibung: Konkrete Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Leistungsbeurteilung: Bewertung der fachlichen Qualitäten und Arbeitsleistung
- Verhaltensbeurteilung: Bewertung der sozialen Kompetenzen und des Arbeitsverhaltens
- Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Grund für die Beendigung (z. B. auf eigenen Wunsch)
- Schlussformel: Dank für die geleistete Arbeit und Wünsche für die Zukunft
- Unterschrift des Vorgesetzten und gegebenenfalls des Geschäftsführers
Fazit
Das Arbeitszeugnis ist ein wichtiges Dokument, das sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber rechtliche Konsequenzen haben kann. Durch eine sorgfältige und rechtssichere Formulierung können Personaler sicherstellen, dass das Zeugnis den Anforderungen entspricht und keine rechtlichen Risiken birgt.