Mit der Urteilung des Bundesarbeitsgerichtes (BAG), Zeiterfassung und dessen Dokumentation für Unternehmen und Betriebe verpflichtend einzuführen, wurde eine große Welle der Unsicherheit bei den Arbeitgebern in Deutschland ausgelöst. Viele stehen damit nun vor der Frage, was sie da eigentlich erwartet und in welchem Umfang diese Dokumentation denn durchgeführt werden muss. Um euch eine Klarheit zu verschaffen, geben wir einen Überblick über das Urteil und dessen Maßnahmen, die ihr ergreifen müsst.
Fangen wir zunächst mit einem kurzen Rückblick auf die Entstehung des BAG-Urteils an. Bereits im Mai 2019 urteilte der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Unternehmen verpflichtend die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer in einem Zeiterfassungssystem dokumentieren müssen. Dieses System sollte zugänglich, verlässlich und objektiv sein, jedoch legte der EuGH keinen zeitlichen Rahmen fest, bis wann dies von den Mitgliedsländern umgesetzt werden sollte. Somit dauerte es über drei Jahre, bis in Deutschland das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 die Verpflichtung zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit festlegte. Am 03.12.2022 erfolgte dann die Urteilsbegründung auf der Grundlage § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetzes, wobei der gesundheitliche Schutz und nicht die Überwachung das Ziel dieser Pflicht sei.
Was bedeutet dies nun für die Arbeitgeber?
Solltet ihr bis dato noch kein System zur Zeiterfassung in eurem Unternehmen verwenden, so müsst ihr euch spätestens jetzt darum kümmern und ein geeignetes System einführen. Da es aktuell noch keine Gesetzesgrundlage gibt, die genau die Bedingungen für ein System festlegt, seid ihr noch frei in eurer Entscheidung, welches System ihr verwendet wollt.
Daher stellen wir euch 4 Varianten vor, aus derer ihr euch die passende aussuchen könnt.
Variante 1: Der Stundenzettel
Der klassische Stundenzettel ist seit vielen Jahren das bewährteste Medium zur Zeiterfassung und wird auch heute noch in einigen Unternehmen verwendet. Einmalig eine Vorlage erstellt ist dies zwar eine kostengünstige Variante, jedoch auch mit einem hohen Papieranfall und einem großen Verwaltungsaufwand verbunden. In Zeiten der Digitalisierung und dem Gedanken der Nachhaltigkeit also eher eine altmodische Option.
Variante 2: Die Excel-Tabelle
Bei einer Zeiterfassung mit einer Excel-Datei ist man da schon flexibler und nutzt die technischen Möglichkeiten aus. Ist auch hier wieder einmalig eine Tabelle erstellt, kann jeder Mitarbeiter vereinfacht seine Zeiten eintragen. Jedoch kann es durch die manuelle Eingabe zu einer hohen Fehleranfälligkeit kommen, sowie einem hohen Verwaltungsaufwand, da die Daten meist abgelegt und in anderen Systeme übertragen werden müssen.
Variante 3: Das Hardware-Terminal
Die wohl am häufigsten verwendete Variante zur Zeiterfassung ist das Hardware-Terminal, auch „Stempelanlage“ genannt. Dieses wird vorwiegend an einem zentralen Punkt im Unternehmen installiert, an dem sich die Mitarbeiter durch Transponder oder Karten zum Arbeitsbeginn anmelden und zum Arbeitsende abmelden können. Durch dieses System entfällt ein hoher Verwaltungsaufwand, wird jedoch auch aus dem Homeoffice gearbeitet, so ist dieses System nicht passend für eurer Unternehmen. Hinzu kommt die preisintensive Installation der Hardware und der Kauf der Lizenz zur Softwareerfassung.
Variante 4: Die Webbasierte & Mobile Lösung
Die letzte Variante ist die webbasierte Zeiterfassungslösung, bei derer die Mitarbeiter sich über ein virtuelles Terminal direkt am PC oder über eine App anmelden und abmelden können. Der große Vorteil liegt hierbei, dass die Mitarbeiter damit sowohl im Büro als auch im Homeoffice ihre Daten leicht erfassen können. Über die App haben sie zudem die Möglichkeit, vereinfacht eine Übersicht über ihre Daten zu erhalten oder auch Urlaubsanträge zu verarbeiten.
Welche Variante nun, die passendste für das jeweilige Unternehmen ist, dass muss jeder Arbeitgeber selbst herausfinden. Solange es jedoch noch kein Gesetz mit verbindlichen Rahmenbedingungen gibt, kann jeder Arbeitgeber sich frei für ein System entscheiden.