In einer Zeit, in der qualifizierte Fachkräfte immer schwerer zu finden sind, gewinnt effizientes Recruiting zunehmend an Bedeutung. Doch wie lässt sich der Erfolg einer Stellenbesetzung objektiv bewerten? Die Antwort liegt in der gezielten Nutzung von Kennzahlen – sogenannten Key Performance Indicators (KPIs). Diese machen den Bewerbungsprozess transparent, vergleichbar und steuerbar.
Warum KPIs im Recruiting unverzichtbar sind
Recruiting ohne Kennzahlen gleicht einem Blindflug. Erst durch die gezielte Analyse von Daten wird sichtbar, wie effizient Prozesse wirklich sind – und wo Optimierungspotenzial liegt. KPIs geben Antworten auf zentrale Fragen:
- Welche Recruiting-Kanäle liefern qualitativ passende Bewerber?
- Wo entstehen unnötige Verzögerungen im Prozess?
- Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten pro Einstellung?
Wer regelmäßig misst und vergleicht, kann sein Recruiting systematisch verbessern.
Die wichtigsten Recruiting-KPIs im Überblick
Zwar gibt es zahlreiche Metriken im Recruiting, doch einige KPIs haben sich als besonders aussagekräftig etabliert:
1. Cost-per-Hire (CPH)
Frage: Wie viel kostet uns eine erfolgreiche Neueinstellung durchschnittlich?
Hier fließen sämtliche Ausgaben rund um den Rekrutierungsprozess ein – von Werbekosten über interne Zeitaufwände bis hin zu externen Tools.
Praxisbeispiel: Für die Besetzung einer IT-Position wurden insgesamt 2.400 Euro ausgegeben (u. a. für Plattformgebühren, Employer Branding und Personalerstunden). Das ergibt einen CPH von 2.400 Euro, da eine Person eingestellt wurde.
2. Cost-per-Applicant (CPA)
Frage: Wie teuer ist eine einzelne Bewerbung – unabhängig von ihrer Qualität?
Diese Kennzahl hilft insbesondere dabei, die Effizienz von Anzeigen und Marketingmaßnahmen zu bewerten.
Praxisbeispiel: Eine Social-Media-Kampagne für eine Logistikstelle kostet 600 Euro und führt zu 30 Bewerbungen. Das ergibt einen CPA von 20 Euro.
3. Cost-per-qualified-Applicant (CPQA)
Frage: Was kostet eine Bewerbung, die den fachlichen Anforderungen wirklich entspricht?
Diese KPI fokussiert auf Qualität statt Quantität und ermöglicht einen objektiveren Kanalvergleich.
Praxisbeispiel: Von 30 Bewerbungen sind nur 6 fachlich geeignet. Bei Gesamtkosten von 600 Euro ergibt das einen CPQA von 100 Euro.
Zeitbezogene KPIs: Schnelligkeit als Erfolgsfaktor
Im aktuellen Bewerbermarkt kann Schnelligkeit entscheidend sein. Zeitbasierte KPIs zeigen auf, wie reaktionsfähig und effizient der Prozess abläuft:
- Time-to-Review: Zeit vom Bewerbungseingang bis zur ersten Sichtung
- Time-to-Interview: Zeitraum bis zur Einladung zum Gespräch
- Time-to-Offer: Dauer bis zur Angebotserstellung
- Time-to-Hire: Gesamte Zeit von Bewerbung bis Vertragsunterzeichnung
- Time-to-Start: Vom Eingang der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag
- Time-to-Fill: Dauer von der Ausschreibung bis zur Stellenbesetzung
Praxisbeispiel: Eine Position im Kundenservice wird ausgeschrieben. Die erste Bewerbung geht nach 3 Tagen ein, das Interview folgt nach 7 Tagen, der Vertrag wird nach 15 Tagen unterschrieben. Die Time-to-Hire beträgt also 15 Tage.
Qualitative KPIs: Qualität vor Quantität
Nicht nur Geschwindigkeit und Kosten zählen – auch die Passgenauigkeit der Bewerbenden und die Nachhaltigkeit der Einstellung sind entscheidend:
- Application-Rate: Verhältnis von Seitenaufrufen zur tatsächlichen Bewerbung
- Interview-Rate: Wie viele Bewerbungen führen zu einem Gespräch?
- Offer-Acceptance-Rate: Anteil der angenommenen Angebote
- Retention-Rate: Wie lange bleiben eingestellte Mitarbeitende im Unternehmen?
- Quality-of-Hire: Wie gut erfüllt die eingestellte Person die Anforderungen?
Praxisbeispiel: Eine Anzeige wird 800-mal aufgerufen, aber nur 16 Personen bewerben sich. Das ergibt eine Application-Rate von 2 %. Die geringe Quote könnte auf unattraktive Inhalte oder einen zu komplexen Bewerbungsprozess hinweisen.
Tipps zur erfolgreichen Umsetzung
- Mit den wichtigsten KPIs starten: Für den Anfang genügen fünf bis sieben Kernkennzahlen, die regelmäßig erhoben werden.
- Daten automatisieren: Bewerbermanagementsysteme oder HR-Software können viele KPIs automatisch erfassen.
- Regelmäßige Auswertung: Monatliche oder quartalsweise Reports helfen, Entwicklungen frühzeitig zu erkennen.
- Ergebnisse im Kontext bewerten: Eine gestiegene Cost-per-Hire kann z. B. durch höhere Qualität gerechtfertigt sein.
- Konkrete Maßnahmen ableiten: Jede Analyse sollte in einen klaren Handlungsimpuls münden – etwa zur Optimierung von Stellenanzeigen oder internen Abläufen.
Fazit: Recruiting braucht Kennzahlen – und ein klares Ziel
Moderne Personalgewinnung ist datenbasiert. Wer Recruiting-Kennzahlen gezielt einsetzt, gewinnt Kontrolle über den Bewerbungsprozess, erkennt Schwachstellen frühzeitig und kann fundierte Entscheidungen treffen.
Ob es um die Wahl des richtigen Kanals, die Optimierung von Reaktionszeiten oder die Bewertung der Bewerberqualität geht: KPIs helfen dabei, aus Erfahrungswerten echte Erkenntnisse zu machen – und so Recruiting messbar erfolgreicher zu gestalten.
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